Vaata lisaks

Eesti avaliku dokumendi tunnistusega (apostille`ga) kinnitamise kord

Avaliku dokumendi tunnistusega /apostille/ kinnitamise taotlus

Vastuvõtuajad

Riigilõiv

Kui ühe riigi ametiasutuste poolt väljaantud dokumente kasutatakse teises riigis, on vaja tõendada nende õigsust. 

Legaliseerimine on pikem ja keerulisem protseduur. Legaliseerimismärked dokumendi õigsuse kinnitamiseks tehakse nii dokumendi väljaandnud riigi välisministeeriumis, kui ka vastuvõtva riigi välisministeeriumis või välisesinduses. Legaliseeritud dokument kehtib sel juhul vaid kahes riigis.

Kiirendamaks ja lihtsustamaks dokumentide tunnustamist sõlmiti Haagis 1961.a. välisriigi avaliku dokumendi legaliseerimise nõude tühistamise konventsioon.

Selle kohaselt võeti legaliseerimise asemel kasutusele dokumendi tunnistusega /Apostille/ kinnitamine. Kui dokument on tunnistusega /Apostille/ kinnitatud, siis tunnustatakse selle õigsust kõigis teistes konventsiooniosalistes riikides ilma muude lisaformaalsusteta.

Tegemist ei ole dokumendi sisu õiguspärasuse tõestamisega, vaid originaaldokumendi allakirjutanud ametniku pädevuse ning tema allkirja ja asutuse pitseri ehtsuse tõestamisega.

Kas dokument tuleb tunnistusega /Apostille/ kinnitada või legaliseerida, sõltub sellest, millises välisriigis seda kasutada tahetakse.

1. Dokument kinnitatakse tunnistusega /Apostille), kui seda kasutatakse "apostillikonventsiooniga" ühinenud riikides.  Konventsiooniga ühinenud riikide loetelu. Kui avalik dokument on /Apostille’ga/ kinnitatud, on seda võimalik kasutada kõikides eespool nimetatud konventsiooniga ühinenud riikides.                                                                                        

2. Dokument legaliseeritakse , kui seda kasutatakse riigis, mis ei ole ühinenud  "apostillikonventsiooniga" ja kellega Eestil ei ole sõlmitud õigusabilepingut. 

3. Dokumenti ei kinnitata tunnistusega /Apostille/ ega legaliseerita, kui seda kasutatakse riigis, kellega Eesti on sõlminud õigusabilepingu: Leedu, Läti (RT II 1993, 6, 5), Poola (RT II 1999, 4, 22), Ukraina ( RT II 1995, 13/14, 63), Venemaa Föderatsioon ( RT II 1993, 16, 27).

4. Apostille’ga ei kinnitata diplomaatilise või konsulaaresindaja väljastatud dokumenti ja kaubandus-või tollimenetlusega vahetult seotud haldusdokumenti. NB! (Eesti Saatkondades/ Konsulaatides 1992 – 2008.a. väljastatud perekonnaseisutunnistused apostillega ei kinnitata).

Eestis kinnitavad dokumente tunnistusega /Apostille/ Haridus-ja Teadusministeerium (www.hm.ee), Justiitsministeerium (www.just.ee), Siseministeerium (www.siseministeerium.ee), Sotsiaalministeerium (www.sm.ee) ja Välisministeerium (www.vm.ee).

Iga ministeerium kinnitab nii iseenda kui ka oma vastutusala asutuste ja ametiisikute väljaantud dokumente. Kui dokumendi väljaandja ei kuulu ühegi eelnimetatud ministeeriumi vastutusalasse, kinnitab dokumendi Välisministeerium (Alus: Vabariigi Valitsuse määrus nr 67 13.03.2008,  § 3).

 Siseministeerium kinnitab järgmisi Eestis välja antud originaaldokumente:

1. sünnitunnistus  
2. abielutunnistus
3. abielulahutuse tunnistus
4. nimemuutmistunnistus
5. surmatunnistus
6. perekonnaseisudokumendi väljatrükk/ärakiri
7. abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend
8. tõend perekonnaseisu kohta
9. kodakondsus-ja migratsiooniameti teatis /tõend/
10. karistusregistri teatis
11. politseiameti tõend
12. omavalitsuste tõend, õiend, korraldus
13.  väljavõte rahvastikuregistrist
14. regionaalministri käskkiri uue nime andmise kohta.

 Kui tegemist on punktides 1 - 5 nimetatud alaliselt kasutatava dokumendiga (näiteks, sünni- või abielutunnistus), siis kõigepealt kinnitatakse Siseministeeriumis tunnistusega /Apostille/ originaaldokument.

Vajadusel (kui välisriik nõuab) lisatakse tunnistusega /Apostille/ kinnitatud originaaldokumendile notariaalselt kinnitatud tõlge. Dokumendi tõlkimiseks võib pöörduda kas vandetõlgi või tõlkebüroo poole, kus pakutakse tõlketeenust koos notariaalse kinnitamisega.

Siseministeerium tõlketeenust ei osuta.

Alaliste dokumentide notariaalseid ärakirju ja tõlkeid kinnitab tunnistusega /Apostille/ Justiitsministeerium (Lõkke 4).

Kui soovitakse kinnitada mõlemat, näiteks abielutunnistust ja selle notariaalset ärakirja või tõlget, siis tuleb pöörduda kahe ministeeriumi poole. Siseministeerium kinnitab abielutunnistuse originaali, mis koos /Apostille/-ga jääb isiku kätte. Justiitsministeerium kinnitab abielutunnistuse notariaalse ärakirja /tõlke/.

Kui tegemist on punktides 6 - 13 nimetatud ühekordseks kasutamiseks mõeldud dokumendiga (näiteks, abiellumist takistavate asjaolude puudumise tõend, karistusregistri teatis, väljavõte rahvastikuregistrist), siis kinnitatakse tunnistusega /Apostille/ ainult originaaldokument. Vajadusel (kui välisriik nõuab) lisatakse apostillitud originaaldokumendile apostillimata notariaalne tõlge.

Vabariigi Valitsuse määruse nr 67 13.03.2008 § 6 “Dokumendi kohta esitatavad nõuded” kohaselt tunnistusega /Apostille/ kinnitatakse vorminõuetele vastav originaaldokument, selle ametlikult kinnitatud ärakiri, väljatrükk või väljavõte, millel on sellele dokumendile allakirjutanud ametiisiku allkiri, ees- ja perekonnanimi, ametikoht ning dokumendi väljaandnud asutuse pitser.

Välisriigis kasutamiseks väljastatud teatis/ tõend (näiteks, KMA, politseiameti, politseiprefektuuri, kohaliku omavalitsuse tõend/ teatis) peab olema kinnitatud asutuse pitseriga.

Kui originaaldokumendil (eeskõige puudutab see ENSV 1941- 1992 väljaantud perekonnaseisutunnistusi) puudub ametniku ees- ja perekonnanimi ning amet, tuleb võtta välisriigi jaoks vastavast perekonnaseisuosakonnast uus tunnistus.

Lisainformatsiooni on võimalik saada telefonidel 612 5170 (vastuvõtu ajal), 612 5231 ( Valentina Laksberg), 612 5246 (Merike Jakobson) ja e-maililt valentina dot laksberg at siseministeerium dot ee ja merike dot jakobson at siseministeerium dot ee